Schnittstelle (EDV): warum zwei Programme miteinander reden können

Eine Schnittstelle (EDV) ist die vereinbarte Übergabestelle zwischen zwei Programmen: Das eine gibt Daten ab, das andere nimmt sie an, ohne dass jemand dazwischen etwas abtippt. Im Betrieb entscheidet sie darüber, ob Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung dieselben Zahlen führen oder jede ihre eigenen.

Schnittstelle (EDV): der Begriff und die Abgrenzung zur Bedienoberfläche

Man kann sich die Sache wie eine Rampe zwischen zwei Lagern vorstellen. Beide Seiten haben sich geeinigt, was dort abgestellt wird, wie es beschriftet ist, wann geliefert wird und was passiert, wenn eine Palette fehlt. Nichts davon regelt sich von allein, und nichts davon ist eine Frage des Programms — entscheidend ist, dass die Vereinbarung schriftlich existiert.

Der Zusatz in Klammern grenzt das Wort gegen andere Bedeutungen ab: In der Datenverarbeitung geht es um die Übergabe zwischen Programmen, nicht um die Übergabe zwischen zwei Abteilungen und nicht um ein Kabel.

Was Mitarbeiter am Bildschirm sehen — Masken, Suchfelder, Listen —, ist die Bedienoberfläche. Sie ist für Menschen gemacht. Die Übergabe zwischen Programmen läuft dahinter und ohne Bildschirm; sie kennt keine Rückfrage und keine Gewöhnung, sondern nur die vereinbarte Form.

Der Unterschied wird wichtig, sobald ein Anbieter sagt, sein Programm könne „exportieren“. Ein Export ist zunächst nur eine Datei, die jemand anstößt und weiterreicht. Erst wenn Ablageort, Zeitpunkt und Rückmeldung festgelegt sind, wird daraus eine verlässliche Übergabe, auf die sich ein Ablauf stützen lässt.

Welche Formen im Betrieb vorkommen

• Tabelle im Ordner. Ein Programm legt eine Datei ab, ein anderes liest sie. Günstig eingerichtet, aber niemand merkt es, wenn sie einmal ausbleibt.
• Zugriff auf die Datenbank. Ein Dienstleister liest direkt in den Tabellen des Programms. Funktioniert, umgeht aber die Prüfungen der Anwendung und bricht beim nächsten Versionswechsel.
• Zugang des Anbieters. Der vorgesehene Weg: ein dokumentierter Zugang, über den ein anderes Programm Daten holen und schreiben darf.
• Genormte Nachrichten im Handel. Große Abnehmer schicken Bestellungen und erwarten Rechnungen in einem festen Nachrichtenformat, an das sich beide Seiten halten müssen.

Welche Form möglich ist, gibt in der Regel das ältere der beiden Programme vor. Wie mehrere solcher Übergaben zu einem durchgehenden Ablauf zusammenwachsen, beschreibt der Artikel Systemintegration.

Schnittstelle (EDV): Fragen vor der Software-Auswahl

Der günstigste Zeitpunkt, sich um Übergaben zu kümmern, ist die Auswahl der Software — danach ist der Betrieb gebunden. Sieben Fragen gehören in jedes Gespräch mit einem Anbieter:

• Gibt es einen dokumentierten Zugang für andere Programme, und darf ich die Beschreibung vor Vertragsschluss sehen?
• Ist dieser Zugang Bestandteil des Vertrags oder wird er gesondert vereinbart?
• Welche Daten kann ich lesen, welche schreiben?
• Wie oft darf abgerufen werden?
• Gibt es eine Testumgebung, in der wir ohne Echtdaten prüfen können?
• Wie werden Änderungen angekündigt, und wie lange läuft die bisherige Fassung weiter?
• Wie komme ich bei einem späteren Wechsel vollständig an meine Daten heran?

Die letzte Frage ist die unbequemste und die wichtigste: Sie entscheidet, ob ein Wechsel später überhaupt tragbar ist. Was dann zu tun ist, beschreibt der Artikel Datenmigration.

Woran der Aufwand hängt

Nicht die Zahl der Programme treibt den Aufwand, sondern vier andere Dinge. Erstens die Menge der Felder und die Umrechnungen dazwischen — Einheiten, Steuersätze, Preisstaffeln. Zweitens die Qualität der Stammdaten: Wo ein Lieferant in vier Schreibweisen geführt wird, muss vor der ersten Übergabe aufgeräumt werden. Drittens die Frage, ob eine Testumgebung existiert; wer nur im laufenden Betrieb probieren kann, arbeitet vorsichtiger und langsamer. Viertens die Abstimmung mit zwei Anbietern, die beide ihre eigenen Abläufe haben.

Deshalb lässt sich der Aufwand seriös erst benennen, wenn beide Beschreibungen vorliegen. Ein Angebot ohne diesen Blick ist eine Schätzung, und Schätzungen werden im Verlauf teurer.

Wie wir eine Beschreibung mit beiden Anbietern klären

Wir sprechen zuerst mit beiden Seiten und halten auf einem Blatt fest, was übergeben wird, wann, in welcher Form und was bei einem Fehler passiert. Dieses Blatt bestätigen beide Anbieter, bevor gebaut wird — es erspart die häufigste Verzögerung im Betrieb, nämlich zwei Häuser, die aufeinander warten. Danach läuft die neue Übergabe parallel zum bisherigen Verfahren, und der Betrieb vergleicht die Zahlen selbst, bevor der Umweg über die Tabelle entfällt. Was daraus im Alltag entsteht, zeigt die Leistung Prozessautomatisierung für Produktion und Handel.