Systemintegration: Warenwirtschaft, Kasse und Buchhaltung verbinden

Systemintegration heißt im Betrieb: Warenwirtschaft, Kasse, Shop und Buchhaltung geben ihre Daten selbst weiter, statt dass jemand sie ausdruckt, abtippt oder als Tabelle verschickt. Der Nutzen liegt nicht in der Technik dahinter, sondern darin, dass eine Bestellung genau einmal erfasst wird und alle Beteiligten dieselbe Zahl sehen.

Systemintegration: was der Begriff im Betrieb bedeutet

Gewachsene Betriebe arbeiten mit vier bis acht Programmen, die zu unterschiedlichen Zeiten aus unterschiedlichen Gründen angeschafft wurden. Jedes für sich funktioniert. Der Ärger entsteht an den Übergängen: Der Auftrag steht im Shop, der Bestand in der Warenwirtschaft, der Beleg beim Steuerberater, der Tagesumsatz in der Kasse — und keine Übersicht bringt die vier zusammen.

Verbundene Programme lösen das nicht durch ein neues, größeres System, sondern durch geregelte Übergaben. Was übergeben wird, in welche Richtung und wie oft, ist eine Entscheidung des Betriebs. Erst danach wird sie technisch umgesetzt.

Vier Anzeichen, dass Programme nicht miteinander reden

• Doppelte Eingabe. Dieselbe Bestellung wird im Shop gelesen und in der Warenwirtschaft noch einmal getippt.
• Tabellen als Brücke. Zwischen zwei Programmen liegt eine Datei, die jemand morgens herauszieht und mittags einliest — und die liegen bleibt, sobald diese Person im Urlaub ist.
• Zwei Wahrheiten. Einkauf und Verkauf nennen unterschiedliche Bestände, weil beide auf ihr eigenes Programm schauen.
• Zahlen erst am Monatsende. Wie der laufende Monat steht, weiß der Betrieb erst, wenn jemand die Auswertung von Hand zusammengetragen hat.

Alle vier kosten Arbeitszeit, aber der teurere Teil sind die Fehler: eine falsch abgetippte Menge, ein Beleg, der nie ankommt, ein Kunde, der zweimal angelegt wird.

Welche Wege es zwischen zwei Programmen gibt und welches führt

Vier Wege kommen im Alltag vor, und sie unterscheiden sich vor allem in der Verlässlichkeit.

• Datei. Ein Programm legt eine Tabelle ab, das andere holt sie. Einfach eingerichtet, aber ohne Rückmeldung: Ob die Datei angekommen und verarbeitet wurde, merkt man erst, wenn Zahlen fehlen.
• Direkter Zugriff auf die Datenbank. Schnell und verlockend, weil er ohne Zutun des Anbieters funktioniert — und riskant, weil er die Prüfungen des Programms umgeht.
• Programmierschnittstelle des Anbieters. Der vorgesehene Weg: fester Zugang, festes Format, klare Fehlermeldungen. Was dabei zu vereinbaren ist, erklärt der Artikel Schnittstelle (EDV).
• Genormte Nachrichten. Im Handel mit großen Abnehmern kommen Bestellungen und Rechnungen in einem festen Nachrichtenformat, für das eigene Regeln und Prüfziffern gelten.

Die häufigste Ursache für Streit zwischen Abteilungen ist keine technische, sondern eine ungeklärte: Zwei Programme dürfen dieselbe Angabe ändern. Dann gewinnt mal das eine, mal das andere, je nachdem, wer zuletzt gespeichert hat.

Deshalb wird je Datenart ein führendes Programm bestimmt: Artikel und Preise in der Warenwirtschaft, Kundenkonten in der Kundenverwaltung, Belege in der Buchhaltung. Alle anderen lesen von dort und schreiben nicht zurück. Das ist eine Entscheidung der Betriebsleitung und keine der EDV — und sie spart später mehr Zeit als jede technische Feinheit. Wird ein Programm dabei ganz ersetzt, kommt die Datenmigration hinzu.

Systemintegration im Alltag: Störungen und Zuständigkeit

Eine Verbindung läuft nicht ewig störungsfrei. Der Anbieter ändert etwas, ein Zugang läuft ab, das Netz ist weg. Entscheidend ist deshalb nicht, ob es hakt, sondern wie schnell es jemand merkt. Zwei Dinge gehören von Anfang an dazu: eine tägliche Kontrolle, die zählt, wie viele Belege übergeben wurden, und eine benannte Person, die eine Meldung bekommt, wenn diese Zahl auf null steht.

Ebenso wichtig: Ein Beleg, der zweimal ankommt, darf nicht zweimal gebucht werden. Jeder Vorgang bekommt dafür eine eindeutige Nummer, an der ihn das Zielprogramm wiedererkennt. Fehlt diese Regel, entstehen bei jeder Störung Doppelbuchungen, und das Aufräumen dauert länger als die Störung selbst.

Wie wir eine Verbindung im Betrieb aufbauen

Wir fangen bei der Tätigkeit an, nicht beim Programm: Wer nimmt heute welchen Beleg in die Hand, was tippt er wohin, was geht dabei schief. Daraus entsteht eine kurze Beschreibung je Übergabe — Richtung, Auslöser, Felder, Verhalten im Fehlerfall —, die der Betrieb versteht und beide Anbieter bestätigen können. Anschließend läuft die Verbindung eine Zeit lang neben dem alten Weg mit, und erst wenn beide Seiten dieselben Zahlen zeigen, wird der alte Weg abgeschaltet. Wie eine solche Verbindung in ein größeres Vorhaben eingebettet wird, steht auf der Seite Prozessautomatisierung für Produktion und Handel.