Prozessautomatisierung, die das Abtippen zwischen Ihren Systemen beendet
Prozessautomatisierung heißt hier, dass ein Vorgang, den heute jemand zwischen zwei Programmen von Hand erledigt, künftig als Schnittstelle läuft, mit Protokoll und Fehlerliste. Workflow-Automatisierung braucht dafür kein neues System und keine Umschulung: Ihre Programme bleiben stehen, die Handarbeit dazwischen fällt weg.
Das ist die am besten belegte Linie unserer Arbeit, und sie ist unspektakulär. Gearbeitet wird nach deutschem Recht, mit AVV und Verarbeitung in Deutschland und der EU. Aus abgeschlossenen Projekten, ohne Kundennamen: 19 686 Bestellungen aus fünf Jahren wurden in ein CRM übernommen, keine einzige Dublette. Der Abgleich offener Posten mit Zahlungen dauert seither 0,4 statt 12,3 Sekunden, 1 268 Zahlungen wurden zugeordnet, 1 051 davon über die Rechnungsnummer. Aus einem staatlichen E-Rechnungssystem kommen 3 048 Rechnungen automatisch herein (Stand September 2026); beim ersten Abgleich der nachgeholten 2 408 Belege aus zwei Monaten fehlten 346 davon im manuellen Export vollständig.
Für wen
- Produktion und Handel mit mehreren Standorten oder Kassen, deren Tageszahlen abends jemand von Hand zusammenträgt.
- Häuser mit Shop, CRM und Buchhaltung, die einander nicht kennen, und einer Kollegin, die dazwischen kopiert.
- Betriebe, die Lieferantenrechnungen auf Papier oder als PDF bekommen und Positionen daraus abtippen.
- Geschäftsführer, die eine Kennzahl erst am Monatsende sehen, obwohl die Daten täglich anfallen.
- IT-Leiter, die Schnittstellen brauchen, aber niemanden im eigenen Team dafür freistellen können.
Was Sie bekommen
Prozessautomatisierung auf Datenebene statt Klickstrecken
Verbunden wird über die offizielle Schnittstelle, wo es eine gibt, sonst über Export, Datenbank oder gezielte Browser-Automatisierung. Der Unterschied zählt im Alltag: Eine Datenverbindung überlebt das nächste Oberflächen-Update des Anbieters, eine nachgeklickte Strecke nicht. In unserem eigenen Werkzeugkasten hängen 169 Systeme auf diese Weise.
Belege lesen statt abtippen
Fotografierte und gescannte Rechnungen werden per Texterkennung und Sprachmodell zu strukturierten Positionen. In einem Projekt entstanden aus 3 579 Positionen ein Verzeichnis mit 24 Lieferanten, jede Zeile mit Belegdokument hinterlegt.
Stammdaten geradeziehen
Bevor Daten fließen, müssen sie zusammenpassen. In einem Projekt wurden 138 Schreibweisen zu 75 Lieferanten zusammengeführt, wodurch 1 922 Positionen überhaupt erst auswertbar wurden. Die Regeln bleiben im System und greifen bei jedem neuen Datensatz.
Abgleich, Prüfregeln, Ausnahmen
Zahlungen gegen offene Rechnungen, Kassenzahlen gegen Zählprotokolle, Einkaufspreise gegen vergleichbare Vorkäufe. Der Abgleich läuft von selbst, bei einem Betrieb mit 8 Kassen täglich und auf den Cent genau; beim Menschen landen nur die Abweichungen, mit Grund und Beleg.
Kennzahlen, die sich selbst nachtragen
Nächtlicher Lauf, Zielwerte, Meldung an die Geschäftsführung, wenn ein Wert kippt. Umsatz je Kanal, offene Posten und Bestände stehen am Morgen bereit statt am Monatsende. Jeder Lauf schreibt mit, was er getan hat und was nicht ging.
Der Weg zum abgenommenen Ergebnis
Vorgang aufnehmen, wie er wirklich läuft
Wir sehen dem Ablauf zu: welche Programme, welche Felder, wie viele Datensätze am Tag, wo geraten wird. Ergebnis ist eine Skizze mit Datenfluss, Prüfregeln und den Stellen, an denen heute stillschweigend korrigiert wird.
Angebot mit messbaren Abnahmekriterien
Zum Beispiel: alle Bestellungen der letzten fünf Jahre im CRM, null Dubletten, nächtlicher Lauf, Fehlerliste per E-Mail. Dazu Etappen, Vertragsform und Preismodell. Der Zeitrahmen steht im Angebot.
Bau und Testlauf auf einer Kopie Ihrer Daten
Gebaut wird im eigenen Repository, getestet auf einer Kopie Ihres Bestands, geprüft an Stichproben, die Sie selbst ziehen. Was geliefert wird, hat vorher ein Review gesehen, erst durch unsere Werkzeuge, dann durch einen zweiten Entwickler.
Prozessautomatisierung im Parallelbetrieb prüfen
Eine vereinbarte Zeit lang läuft die Automatik neben der Handarbeit, beide Ergebnisse werden verglichen. Erst wenn die Zahlen übereinstimmen, wird umgeschaltet; danach folgen Abnahme, Dokumentation und Übergabe.
Abnahme statt Versprechen
Kaum irgendwo lässt sich Abnahme so scharf fassen wie hier: Zahl der übernommenen Datensätze, Dublettenquote, Laufzeit, Verhalten im Fehlerfall. Geliefert wird in Teilen, jede Teillieferung wird für sich geprüft, Zugänge und Quellcode stehen Ihnen vom ersten Tag an offen.
Die Form ist fast immer der Werkvertrag: fester Preis, Etappen, Abnahme gegen messbare Kriterien, danach Gewährleistung auf Mängel. Für laufende Betreuung, also neue Felder, geänderte Schnittstellen beim Anbieter, zusätzliche Berichte, gibt es einen Rahmenvertrag mit Einzelaufträgen nach Tagessatz. Wer die Automatik betreibt, steht im Vertrag: Ihr Server, unserer oder beides. Aufgaben an unsere Entwickler kommen von unserer Projektleitung, Sätze und Preise stehen im Angebot.
Was Auftraggeber uns regelmäßig fragen
Was ist Prozessautomatisierung?
- Ein Vorgang, den heute jemand von Hand zwischen zwei Programmen erledigt, läuft danach als Schnittstelle: Daten werden gelesen, geprüft, geschrieben und protokolliert. Der Mensch bleibt für Ausnahmen zuständig, nicht für das Abtippen. Erkennbar ist das Ergebnis daran, dass niemand dieselbe Zahl zweimal eingibt.
Wann lohnt sich RPA und wann eine Schnittstelle?
- RPA-Software klickt Oberflächen nach und bricht, sobald ein Anbieter einen Knopf verschiebt. Deshalb bauen wir auf Datenebene: Schnittstelle, Datenbank, Export. Nachgeklickt wird nur dort, wo ein System gar keinen anderen Weg anbietet, und dann mit Prüfung, ob die Daten hinterher stimmen.
Was passiert, wenn sich unser Prozess ändert?
- Die Automatik meldet die Abweichung, statt falsche Daten weiterzuschreiben. Anpassungen laufen als Einzelauftrag im Rahmenvertrag. Weil jeder Lauf ein Protokoll schreibt, ist sichtbar, ab wann etwas anders lief, und niemand sucht rückwirkend im Dunkeln.
Wer betreibt die Automatik nach der Abnahme?
- Wie im Vertrag vereinbart: Ihre IT, wir oder beide gemeinsam. Zur Übergabe gehören Dokumentation, Zugänge und eine Einweisung, damit Ihr Team Läufe anstoßen, Fehlerlisten lesen und Regeln nachziehen kann, auch ohne uns.
Der nächste Schritt ist ein Gespräch
Ein Gespräch, dann ein Angebot mit Abnahmekriterien: Sie wissen vor dem Start, was Sie bekommen.