EDI-Schnittstelle: Bestellungen ohne Abtippen

Eine EDI-Schnittstelle nimmt Bestellungen und Rechnungen einer Handelskette unmittelbar in Ihre Systeme auf, statt dass jemand sie aus einem Portal abschreibt. Verlangt ein Kunde diesen Weg, ist er selten verhandelbar: Ohne ihn bleibt der Lieferant beim Abtippen und Nachfragen, mit Tippfehlern und verspäteten Lieferungen.

EDI-Schnittstelle: der Papierweg ohne Papier

Der Ablauf bleibt derselbe wie auf Papier, nur ohne Papier. Der Kunde bestellt, der Lieferant bestätigt, die Ware geht raus, die Rechnung folgt. Neu ist allein, dass jede dieser Meldungen als Datensatz mit fester Struktur läuft, den beide Seiten maschinell lesen. Niemand öffnet ein Portal, niemand tippt eine Bestellnummer ab, niemand druckt einen Lieferschein zum Abheften.

Der Gewinn zeigt sich zuerst dort, wo heute Fehler entstehen: bei Menge, Artikelnummer und Preis. Eine Bestellung, die als Datensatz ankommt, wird unmittelbar gegen den Bestand gerechnet; eine abgeschriebene Bestellung wird an drei Stellen geprüft und ist trotzdem gelegentlich falsch.

Welche Meldungen zwischen Handel und Lieferant laufen und wer sie verarbeitet

Für den Anfang genügen vier Meldungen, und sie folgen aufeinander:

• Die Bestellung. Artikel, Menge, Preis, Termin, Filiale oder Lager.
• Die Bestätigung. Ihre Antwort, ob Sie so liefern können — hier fällt auf, wenn Preise oder Mengen auseinanderlaufen.
• Das Lieferavis. Die Vorabmeldung der Sendung mit Paletten- und Packstücknummern, damit der Wareneingang beim Kunden nicht zählen muss.
• Die Rechnung. Sie wird beim Kunden maschinell gegen Bestellung und Wareneingang geprüft; passt alles, läuft die Zahlung ohne Rückfrage.

Kommen Bestätigung und Lieferavis hinzu, sinkt die Zahl der Rückfragen deutlicher als bei der Bestellung allein, weil Abweichungen auffallen, bevor der Lastwagen fährt.

Drei Rollen sind im Spiel. Die Handelskette gibt Format, Pflichtfelder und Prüfregeln vor. Der Lieferant — Ihr Betrieb — erzeugt und verarbeitet die Meldungen aus seiner Warenwirtschaft. Dazwischen steht häufig ein Dienstleister für den Nachrichtenaustausch, der Formate umwandelt, Postfächer betreibt und Quittungen verwaltet.

Ob dieser Zwischenschritt nötig ist, hängt an Ihrer Software: Manche Warenwirtschaft bringt den Austausch mit, andere brauchen einen Aufsatz. Die Frage gehört ins erste Gespräch mit dem Anbieter, zusammen mit den Fragen aus dem Beitrag zur REST-Schnittstelle, dem zweiten Weg, auf dem Programme im Haus miteinander sprechen.

Artikelnummern: die eigentliche Arbeit im Betrieb

Die eigentliche Arbeit liegt nicht in der Leitung, sondern in den Stammdaten. Jeder Artikel braucht eine Nummer, die der Kunde kennt, und eine, die Ihr Haus kennt; beide müssen einander eindeutig zugeordnet sein, einschließlich Gebindegrößen und Umrechnungen zwischen Stück, Karton und Palette. Fehlt eine Zuordnung, bleibt die Bestellung liegen und muss doch wieder von Hand angefasst werden.

Wie groß dieser Teil ausfällt, unterschätzen die meisten Betriebe. In einem anonymisierten Projekt lagen für dieselbe Ware drei Nummern nebeneinander — eine im Verkauf, eine im Lager, eine beim Kunden —, und erst als sie einander zugeordnet waren, ließ sich die erste Bestellung durchbuchen. Vor der ersten Meldung an eine Handelskette steht deshalb eine Aufräumrunde; der Übergang alter Bestände folgt dabei den Regeln der Datenmigration.

Was Handelsketten von Lieferanten verlangen

Große Kunden geben mehr vor als das Format. Üblich sind eine bestimmte Auswahl an Meldungen, die weltweit eindeutige Artikelnummer, eine eigene Nummer für jeden Ihrer Standorte, ein Testdurchlauf je Meldungsart vor der Freischaltung, Fristen für die Bestätigung und eine Rückmeldung bei jeder Störung. Manche Ketten setzen zusätzlich eigene Portale ein, über die der Austausch abgewickelt wird.

Diese Vorgaben stehen in Unterlagen, die der Kunde bereitstellt, und sie sind der eigentliche Maßstab des Vorhabens. Wer sie vor der Beauftragung liest, spart die zweite Runde: Die Punkte daraus gehören in die Leistungsbeschreibung, gegen die später abgenommen wird.

EDI-Schnittstelle einführen: Reihenfolge im Haus

Eingeführt wird nicht auf einmal, sondern in dieser Reihenfolge: Unterlagen des Kunden lesen, Stammdaten ordnen, die Bestellung als erste Meldung anschließen, danach Bestätigung, Lieferavis und Rechnung. Jede Meldung läuft zunächst neben dem bisherigen Weg mit, bis der Handelspartner sie freigibt und der Abgleich mit der Warenwirtschaft ohne Abweichung durchläuft.

Was der Betrieb selbst leisten muss: eine Person, die für Artikelnummern zuständig ist, eine Vertretung für gescheiterte Belege und die Bereitschaft, den bisherigen Weg eine Zeit lang doppelt zu fahren.

Wir übernehmen Anschluss, Umwandlung und Probelauf und nehmen das Ergebnis gemeinsam mit Ihnen gegen die Unterlagen des Handelspartners ab, Meldung für Meldung. Die Zuordnung der Artikelnummern räumen wir vorher mit Ihrem Einkauf auf, weil dort die meisten ersten Anschlüsse hängen bleiben; für liegengebliebene Belege steht vom ersten Tag an fest, wer sie sieht und wer nachfasst. Welche Arbeiten dazugehören, steht auf der Seite Prozessautomatisierung.