Datenmigration: der Umzug der Daten beim Softwarewechsel

Eine Datenmigration ist der Umzug der Bestände aus dem alten Programm in das neue: Kunden, Artikel, Lieferanten, offene Posten, Belege der letzten Jahre. Für den Betrieb ist das kein Termin der EDV, sondern eine Reihe von Entscheidungen, die Einkauf, Verkauf und Buchhaltung gemeinsam treffen müssen.

Datenmigration: was beim Systemwechsel wirklich passiert

Anbieter neuer Software sagen zu, die Daten zu übernehmen. Gemeint ist damit fast immer die Grundlage: Adressen, Artikelnummern, Preise. Alles, was den Alltag ausmacht — Sonderpreise einzelner Kunden, Verpackungseinheiten, Rabattstaffeln, angearbeitete Aufträge, Zahlungshistorie —, ist Verhandlungssache und muss ausdrücklich benannt werden.

Drei Fragen entscheiden über den Aufwand: Welche Bestände kommen mit? In welcher Form liegen sie vor? Und wer im Betrieb bestätigt am Ende, dass sie stimmen? Die dritte Frage wird am häufigsten vergessen und ist die wichtigste, denn beurteilen kann das nur jemand, der mit diesen Daten täglich arbeitet.

Was mitkommt und was im alten Programm bleibt

Nicht alles muss mit. Ein neues System mit zehn Jahren Altbestand zu füllen, macht es langsam und die Suche unbrauchbar. Eine gängige Aufteilung sieht so aus:

• Kommt mit: aktive Kunden und Lieferanten, gepflegte Artikel, offene Aufträge, offene Posten, laufende Verträge.
• Kommt verdichtet mit: Umsätze früherer Jahre als Jahres- oder Monatswerte, damit Auswertungen einen Vergleich haben.
• Bleibt im Archiv: abgeschlossene Belege älterer Jahre, Korrespondenz, Datensätze ohne jede Bewegung.

Für den Archivteil braucht es eine belastbare Antwort auf die Aufbewahrung: Ein lesender Zugang zum alten Programm kann ausreichen, solange die Unterlagen unverändert lesbar bleiben. Das gehört mit der steuerlichen Beratung geklärt, bevor jemand einen Server abschaltet.

Schreibweisen, Dubletten und Altlasten

Der Umzug legt offen, was über Jahre in den Stammdaten gewachsen ist. Derselbe Lieferant steht dreimal drin, einmal mit Rechtsform, einmal ohne, einmal mit Tippfehler. Artikel tragen Nummern nach zwei verschiedenen Systematiken. Preise stehen im Kopf des Vertriebsleiters statt in einer Liste.

In einem Projekt standen 138 Schreibweisen für 75 tatsächliche Lieferanten in den Stammdaten; erst nach dem Zusammenführen ließen sich 1 922 Positionen sinnvoll auswerten. Diese Bereinigung ist der unbeliebteste Teil des Vorhabens und der einzige, dessen Nutzen nach dem Wechsel bleibt. Sie gehört vor den Umzug und nicht danach: Wer alte Fehler mitnimmt, bezahlt sie im neuen Programm ein zweites Mal.

Der Testlauf vor dem Umzug

Kein Betrieb sollte am Stichtag zum ersten Mal sehen, wie seine Bestände im neuen Programm aussehen. Ein Testlauf auf einer Kopie zeigt es lange vorher, und geprüft wird nicht auf Zuruf, sondern an Zahlen: Wie viele Kunden waren es vorher, wie viele sind es nachher? Stimmt die Summe der offenen Posten? Sind bei zwanzig zufällig gezogenen Belegen alle Positionen, Preise und Steuersätze richtig?

Alles, was dabei auffällt, kommt auf eine Klärliste mit einem Verantwortlichen. Zwei bis drei solcher Läufe sind normal. Erst wenn die Liste leer ist oder jeder verbliebene Punkt bewusst so entschieden wurde, ist der Betrieb umzugsbereit.

Stichtag und Rückfallplan bei der Datenmigration

Der Stichtag liegt dort, wo am wenigsten Bewegung ist: Monatsende, Betriebsruhe, nach der Inventur. Ab einem festgelegten Zeitpunkt wird im alten Programm nichts mehr erfasst; die Belege aus der Zwischenzeit gehen in einem Nachlauf mit. Am ersten Arbeitstag im neuen Programm brauchen die Mitarbeiter jemanden, der Fragen sofort beantwortet — sonst entstehen Behelfslösungen, die später niemand mehr zurückdreht.

Der Rückfallplan gehört vorher aufgeschrieben: bis wann kann der Betrieb zurück auf das alte Programm, woran wird das entschieden und wer entscheidet es. Und der lesende Zugang zum alten System bleibt eine Weile offen — die erste Rechnung, die jemand vermisst, wird dort nachgeschlagen. Damit die Programme danach nicht wieder getrennt arbeiten, gehört die Systemintegration in dieselbe Planung.

Wie wir den Umzug der Bestände begleiten

Wir führen den Umzug nicht als stille Nebenleistung, sondern als eigenen Punkt mit eigener Abnahme: Vorher steht auf einem Blatt, welche Bestände mitkommen, welche verdichtet werden und welche im Archiv bleiben; hinterher zählt der Betrieb selbst nach, ob die vereinbarten Zahlen stimmen. Die Bereinigung der Stammdaten machen wir sichtbar, statt sie im Import zu verstecken — nur so weiß der Betrieb hinterher, was mit seinen Daten geschehen ist. Was daraus im Alltag folgt, zeigt die Leistung Prozessautomatisierung für Produktion und Handel.