Leistungsbeschreibung für ein Automatisierungsprojekt

Eine Leistungsbeschreibung für ein Automatisierungsprojekt hält fest, welcher Ablauf heute wie läuft, wie er danach laufen soll und woran der Betrieb den Unterschied erkennt. Sie ist keine Formsache: Was hier nicht steht, ist später weder geschuldet noch abnehmbar, und genau darüber entsteht der Streit.

Ist-Ablauf und Soll-Ablauf aufschreiben

Am Anfang steht kein Wunsch, sondern eine Aufnahme: Wer macht heute welchen Handgriff, an welchem Bildschirm, mit welcher Liste daneben. Diese Aufnahme deckt regelmäßig auf, dass derselbe Vorgang in zwei Abteilungen unterschiedlich läuft und dass die Ausnahme, die im Gespräch „selten“ heißt, jeden Tag vorkommt.

Der Soll-Ablauf wird daneben gestellt, Schritt für Schritt, mit vier Angaben je Schritt: Auslöser, beteiligte Systeme, Ergebnis und die Frage, ob ein Mensch beteiligt bleibt. Erst dieser Vergleich macht sichtbar, was die Automatisierung tatsächlich übernimmt und was im Haus bleibt. Womit man es dabei überhaupt zu tun hat, grenzt der Artikel Prozessautomatisierung: Definition ab.

Belege, Wege und Mengen

Ein Prozessprojekt lebt von Papieren und Datensätzen, die durch den Betrieb wandern. Sie gehören einzeln aufgezählt:

• Belegarten. Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Kassenabschluss, Retoure — jeweils mit dem Format, in dem sie ankommen.
• Weg. Woher der Beleg kommt, welche Stationen er durchläuft und in welchem System er am Ende liegt.
• Menge. Wie viele Vorgänge in einer normalen Woche anfallen und wie viele in der Spitze — daran hängt, ob der Ablauf zur Saison trägt.
• Führendes System. Welche Angabe gilt, wenn Warenwirtschaft und Buchhaltung sich unterscheiden.
• Ausgenommen. Welche Belegarten, Mandanten oder Standorte ausdrücklich nicht Teil des Auftrags sind.

Die letzte Zeile spart die meisten Diskussionen. Wer sie weglässt, verhandelt später über jeden Sonderfall neu. Wie aus dem Foto eines Belegs verwertbare Daten werden, beschreibt der Artikel OCR-Belegerkennung.

Ausnahmen, Fehler und der Griff zur Handbremse

Kein Ablauf im Betrieb läuft nur im Normalfall. Aufgeschrieben gehört deshalb, was bei Abweichungen geschieht:

• Welche Fälle das System gar nicht entscheidet, sondern einer benannten Rolle vorlegt.
• Was mit fehlerhaften Belegen geschieht: zurück an den Absender, in eine Prüfliste, in einen Wartestapel.
• Wer einen automatischen Schritt von Hand anhält oder überschreibt, an welcher Stelle das möglich ist und wo es protokolliert wird.
• Was gilt, wenn ein Nachbarsystem nicht antwortet — wiederholen, überspringen oder den Vorgang stoppen.

Der dritte Punkt wird gern übergangen und ist für den Betriebsleiter der wichtigste. Ein Ablauf ohne Handbremse wird bei der ersten unklaren Lage ganz abgeschaltet, und danach tippt die Abteilung wieder ab.

In denselben Abschnitt gehört die Mitwirkung des Betriebs, sonst steht das Vorhaben still, ohne dass jemand dafür zuständig wäre: Wer stellt die Zugänge zu Warenwirtschaft, Kasse und Postfach, wer liefert echte Belege aus dem Alltag statt sauberer Muster, wer beantwortet fachliche Rückfragen, und wer erklärt am Ende, dass ein Schritt so laufen darf. Diese Namen gehören ins Papier, nicht in eine Besprechung.

Wann eine Leistungsbeschreibung genau genug ist

Die Probe ist einfach: Lässt sich zu jedem Punkt ein Prüfschritt formulieren, den zwei Leute gleich beurteilen? „Die Bestellungen laufen automatisch“ besteht diese Probe nicht. „Jede Bestellung aus dem Shop liegt in der Warenwirtschaft, Summen und Positionen stimmen mit dem Shop überein, Abweichungen stehen in einer Fehlerliste mit Grund“ besteht sie.

Aus solchen Sätzen werden unmittelbar die Kriterien für die Abnahme, und aus denselben Sätzen ergibt sich später, ob eine Abweichung überhaupt eine ist — Näheres dazu im Artikel Mängelhaftung. Deshalb lohnt die Mühe an dieser Stelle: Die Arbeit fällt ohnehin an, nur später und teurer. Ein brauchbarer Zuschnitt bleibt dabei überschaubar — lieber ein Ablauf vollständig beschrieben als fünf halb, denn abgenommen wird immer nur das, was am Ende auch messbar dasteht.

Leistungsbeschreibung im Projekt: unser Vorgehen

Wir nehmen den heutigen Ablauf mit den Leuten auf, die ihn ausführen, und schreiben den künftigen mit denselben Begriffen auf, die im Betrieb verwendet werden. Mengen, Ausnahmen und der Weg jedes Belegs stehen darin, bevor über Systeme gesprochen wird; die Prüfschritte für die Übergabe stehen im Angebot, ehe die Arbeit beginnt. Fachliche Weisungen an unsere Entwickler laufen über unsere Projektleitung, Zugänge und Auswertungen gehören dem Betrieb. Was der Betrieb dabei selbst tun muss, sagen wir vorher: einen Ansprechpartner je Ablauf benennen und die Ausnahmen der letzten Monate heraussuchen — gerade die stehen nirgends aufgeschrieben. Welche Schritte danach folgen, steht auf der Seite Prozessautomatisierung.