Mängelhaftung: wenn der automatisierte Ablauf falsch rechnet

Mängelhaftung bedeutet: Läuft ein automatisierter Ablauf anders, als er beschrieben wurde, muss der Auftragnehmer ihn auf eigene Kosten in Ordnung bringen. Grundlage ist § 633 BGB, die Reihenfolge der Rechte steht in § 634 BGB. Entscheidend ist im Betrieb am Ende nur eine Frage: Was war beschrieben?

Wann ein automatisierter Ablauf mangelhaft ist

Ein Ablauf ist nicht deshalb fehlerhaft, weil er stehen bleibt. Er ist fehlerhaft, wenn er von dem abweicht, was im Vertrag steht. Das Gesetz prüft dafür der Reihe nach die vereinbarte Beschaffenheit, danach den vorausgesetzten Zweck und zuletzt das, was bei einer solchen Einrichtung üblich ist.

Im Alltag von Produktion und Handel sieht das so aus:

• Der Beleg wird gebucht, aber auf das falsche Konto — Abweichung von der beschriebenen Zuordnung, also ein Fall für die Nachbesserung.
• Der Kassenabgleich läuft, meldet aber Differenzen nicht — die Meldung war zugesagt, also ebenfalls eine Abweichung.
• Ein neuer Lieferant schickt ein Formular, das es beim Start nicht gab — keine Abweichung, sondern ein Fall außerhalb der Beschreibung.
• Der Ablauf verarbeitet alles richtig, braucht dafür aber länger als gedacht — eine Abweichung nur dann, wenn eine Obergrenze für die Laufzeit vereinbart war.

Mängelhaftung nach § 634 BGB: die Reihenfolge der Rechte

Zuerst hat der Auftragnehmer das Recht und die Pflicht zur Nacherfüllung: Er bessert nach, ohne dafür eine weitere Rechnung zu stellen. Erst wenn er das nach gesetzter Frist nicht tut, folgen die übrigen Rechte des Bestellers — Beseitigung durch einen Dritten auf Kosten des Auftragnehmers, Herabsetzung der Vergütung, Rücktritt bei erheblichen Abweichungen und Ersatz des entstandenen Schadens.

Für den Betrieb ist die praktische Folge wichtiger als die Systematik: Eine gemeldete Abweichung geht zurück an den, der den Ablauf gebaut hat, und zwar bevor jemand anders daran schraubt. Wer selbst umbaut und danach reklamiert, verliert seine Ansprüche in der Regel, weil sich nicht mehr feststellen lässt, woher die falsche Zahl stammt.

Falsch gerechnet oder anders gearbeitet — und was mit alten Belegen wird

Der häufigste Streitfall in Prozessprojekten ist kein Programmfehler, sondern eine geänderte Arbeitsweise im Haus. Der Einkauf legt Bestellungen jetzt anders an, die Kasse bekommt eine neue Warengruppe, ein Kunde liefert seine Aufträge in einem anderen Format. Der Ablauf tut weiterhin genau das, was beschrieben wurde, und liefert trotzdem ein unbrauchbares Ergebnis.

Die Trennung gelingt mit zwei Fragen: Hat sich das Programm geändert oder die Eingangslage? Und war der neue Fall in der Leistungsbeschreibung erfasst? Ergibt sich daraus ein Fall außerhalb des beschriebenen Umfangs, wird er als Nachtrag beschrieben, bewertet und beauftragt, statt als Reklamation geführt zu werden. Diese Trennung nützt beiden Seiten: Der Betrieb bekommt seine Erweiterung, ohne dass eine laufende Nachbesserung dabei liegen bleibt.

Automatisierte Abläufe fallen selten sofort auf. Häufig zeigt sich eine falsche Zuordnung erst beim Monatsabschluss, und bis dahin sind viele Vorgänge nach derselben falschen Regel gelaufen. Zur Nacherfüllung gehört deshalb mehr als die Korrektur der Regel. In den Vertrag gehört, was mit dem Altbestand geschieht:

• Welche Vorgänge betroffen sind und wie man sie findet — Zeitraum, Kennzeichen, Prüfliste.
• Wer die Korrektur ausführt: der Auftragnehmer über einen Korrekturlauf oder der Fachbereich von Hand.
• Was mit Vorgängen geschieht, die bereits nach außen gegangen sind — an die Buchhaltung, an die Bank, an den Kunden.
• Wie nachgewiesen wird, dass der Bestand am Ende stimmt: ein Abgleich gegen das führende System, dokumentiert wie bei der Abnahme.

Ohne diese Punkte bleibt die Nachbesserung auf halbem Weg stehen: Der Ablauf rechnet wieder richtig, die Bücher stimmen aber weiterhin nicht.

Mängelhaftung im laufenden Betrieb: unsere Regel

Wir hinterlegen zu jedem Ablauf die Prüfliste, gegen die er übergeben wurde, und lassen sie in Abständen erneut laufen — so fällt eine Abweichung beim Abschluss auf und nicht beim Jahreswechsel. Gemeldetes ordnen wir zuerst ein: Abweichung von der Beschreibung oder neuer Fall. Für Korrekturläufe am Altbestand gilt dasselbe Verfahren wie für die erste Lieferung, samt Abgleich und Protokoll. Was ein solcher Ablauf im Kern ist, klärt der Artikel Prozessautomatisierung: Definition; wer die Prüfliste nach der Übergabe weiterführt und was ein Korrekturlauf am Altbestand umfasst, steht auf der Seite Prozessautomatisierung.