KI-Automatisierung für Produktion und Handel: Belege, Bestellungen, Zahlen
KI-Automatisierung heißt im Betrieb: Der Lieferschein vom Foto, die Rechnung als PDF und die Kassenzahl vom Abend landen ohne Abtippen im richtigen Feld. Für die KI-Buchhaltung bedeutet das: Positionen, Lieferant und Beleg hängen zusammen, bevor jemand am Monatsende in Ordnern danach sucht.
Ein Systemwechsel ist dafür nicht nötig. Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung bleiben, wo sie sind; dazwischen liest ein Modell das, was heute jemand abtippt – und gibt ab, sobald es sich nicht sicher ist. Aus einem Projekt in der Lebensmittelherstellung: 3 579 Positionen von Belegfotos wurden zu einem Verzeichnis mit 24 Lieferanten, jede Position mit dem Belegdokument dahinter. Ehrlich dazu: Wo Belege ganz fehlen oder niemand entscheidet, welcher Preis gilt, hilft auch das beste Modell nicht.
Für wen
- Rechnungen kommen auf Papier, als PDF und als Foto vom Fahrer – und jemand tippt Positionen ab, bevor sie jemals ein Programm sieht.
- Derselbe Lieferant steht in drei Schreibweisen im System, und jede Auswertung rechnet deshalb mit falschen Gruppen.
- Die Zahlen von gestern sind erst nach Tagen da: Wareneinsatz, Umsatz und offene Posten kommen zu spät für jede Entscheidung.
- Mehrere Kassen oder Verkaufsstellen werden abends von Hand zusammengezählt, und Differenzen sucht am nächsten Tag der Chef.
- Die Buchhaltung fragt Belege hinterher, weil sie verspätet und unvollständig ankommen – jeden Monat dieselbe Runde.
Was Sie bekommen
Belege lesen statt abtippen
Rechnungen, Lieferscheine und Bons werden ausgelesen: Positionen, Mengen, Preise, Steuersätze, Lieferant. Die Werte gehen in Ihre Programme, das Bild des Belegs bleibt daran hängen. Unsicher gelesene Felder landen in einer Prüfliste, statt still falsch gebucht zu werden.
Lieferanten und Artikel zusammenführen
Aus drei Schreibweisen wird ein Eintrag: In einem Projekt wurden aus 138 Schreibweisen 75 Lieferanten, 1 922 Positionen waren danach überhaupt erst auswertbar. Ohne diesen Schritt vergleicht jede Auswertung Dinge, die nicht zusammengehören.
Abgleich mit Bank und Kasse
Zahlungen werden offenen Rechnungen zugeordnet, Kassenumsätze dem Tagesbericht: In einem Handelsbetrieb laufen 8 Kassen täglich ohne manuelle Eingabe, der Abgleich stimmt auf den Cent. Was nicht zusammenpasst, steht auf einer Liste – statt in niemandes Kopf.
Tageszahlen für den Inhaber
Umsatz, Wareneinsatz, offene Posten und Bestände am Morgen für den Vortag, nicht am Monatsende. 1 561 Positionen wurden in einem Projekt neu bewertet, damit ein Preisalarm nur bei wirklich vergleichbaren Einkäufen anschlägt.
Was die KI-Automatisierung nicht entscheidet
Freigaben, Zahlungen und alles, was das Konto berührt, bleiben beim Menschen. Das Modell bereitet vor, markiert Zweifelsfälle und zeigt, woher ein Wert stammt; gebucht wird nach Ihrer Freigabe. So bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört – beim Betrieb und beim Steuerberater.
Der Weg zum abgenommenen Ergebnis
Ein Ablauf, der sich rechnet
Wir nehmen einen Vorgang auf, der täglich anfällt und Zeit frisst – meist Belege, Kassenzahlen oder Bestellungen. Gezählt wird, wie oft er vorkommt und wie lange er dauert. Trägt sich der Aufwand nicht, sagen wir das, bevor ein Angebot geschrieben wird.
Angebot mit Abnahmekriterien
Welche Belegarten, welche Felder, welche Programme, was als Fehler gilt und ab wann ein Mensch übernimmt. Das Abnahmekriterium ist eine Zahl aus Ihrem Betrieb und kein Versprechen: Die Buchungen aus dem Probelauf müssen mit den Belegen übereinstimmen.
Probelauf: KI-Automatisierung neben der Handarbeit
Eine Zeit lang läuft beides parallel – Ihre Leute buchen wie bisher, das System liest dieselben Belege mit. Verglichen wird Zeile für Zeile. Erst wenn jede Abweichung erklärt ist, wird umgestellt.
Abnahme und Übergabe
Abnahme gegen die Kriterien aus dem Angebot, danach Einweisung der Mitarbeiter und eine kurze Anleitung in verständlicher Sprache. Für die Prüfliste bleibt ein Mensch zuständig – er tippt aber nicht mehr ab, sondern entscheidet nur noch die Zweifelsfälle.
Vertragsform und Preismodell
Belegerkennung, Abgleich und Tageszahlen liefern wir als Werkvertrag mit Festpreis: Umfang, Belegarten und Abnahmekriterien stehen vor dem Start im Angebot, bezahlt wird in Etappen, nach der Abnahme gilt die Gewährleistung auf Mängel. Der Zeitrahmen steht im selben Angebot. Zahlen dazu nennen wir erst, wenn wir Ihre echten Belege gesehen haben – alles davor wäre geraten.
Kommen laufend neue Belegarten, Lieferanten oder Programme dazu, folgt ein Dienstvertrag nach Tagessatz als Rahmen mit Einzelaufträgen. Ihre Daten bleiben in Ihren Programmen; verarbeitet wird auf Servern in Deutschland und der EU, AVV und technische Maßnahmen gehören zum Vertrag. Welche Ausschnitte ein Sprachmodell zu sehen bekommt, steht schriftlich fest, und die Arbeit steuert unsere Projektleitung.
Was Auftraggeber uns regelmäßig fragen
Was bringt KI-Automatisierung im Mittelstand?
- In Produktion und Handel meistens zweierlei: Die Abtipparbeit zwischen Beleg und Programm fällt weg, und die Zahlen des Vortags stehen am Morgen statt am Monatsende. Beides ist nachprüfbar – an der Zahl der Belege, die niemand mehr anfasst, und an der Differenz zwischen Kasse und Buchhaltung.
Was kostet KI-Automatisierung?
- Das hängt an der Zahl der Belegarten, am Zustand Ihrer Stammdaten und an den Programmen, die angebunden werden. Nach einem Blick auf echte Belege bekommen Sie ein Angebot mit Festpreis je Etappe und mit Abnahmekriterien.
Was, wenn die KI einen Beleg falsch liest?
- Unsichere Felder landen in der Prüfliste und nicht in der Buchhaltung. Jeder Wert lässt sich zum Bild des Belegs zurückverfolgen, und wiederkehrende Fehler werden zur Regel, die den Fall künftig abfängt. Vor der Umstellung läuft alles parallel zur Handarbeit, damit solche Fehler vorher auffallen.
Bleiben unsere Daten im Haus?
- Die Belege bleiben in Ihren Programmen, verarbeitet wird auf Servern in Deutschland oder der EU. Welche Ausschnitte ein Sprachmodell zu sehen bekommt, wird vorher festgelegt und im Vertrag mit AVV und technischen Maßnahmen dokumentiert. Die Auswertung der Website läuft auf eigenen Servern, Google Analytics setzen wir nicht ein.
Der nächste Schritt ist ein Gespräch
Ein Gespräch, dann ein Angebot mit Abnahmekriterien: Sie wissen vor dem Start, was Sie bekommen.