Prozessautomatisierung in Hamburg: Wareneingang, Rechnungen und Bestände ohne Handarbeit

Erstgespräch buchen

Prozessautomatisierung in Hamburg fängt im Wareneingang an

Prozessautomatisierung lohnt sich in Hamburg fast immer zuerst im Wareneingang: Ein Handels- oder Produktionsbetrieb bekommt hier Ware aus vielen Häusern, jedes mit eigenen Lieferscheinen und eigenen Bezeichnungen. Was geliefert wurde, steht auf Papier; was bestellt war, steht im Programm; verglichen wird von Hand. Über den Hafen kommt Ware aus vielen Ländern, und mit ihr Papiere in vielen Formen. Derselbe Lieferant steht im Haus dann unter drei Namen, dieselbe Ware unter zwei Nummern. Am Monatsende passt die Auswertung nicht, und niemand kann sagen, ob der Fehler im Einkauf, im Lager oder in der Buchhaltung entstanden ist.

Was danach von allein passiert

Der Lieferschein wird gelesen und gegen die Bestellung gehalten, die Rechnung gegen den Wareneingang, die Zahlung gegen die offene Rechnung. Was zusammenpasst, wird gebucht. Was nicht zusammenpasst, steht am Morgen mit Grund und Beleg auf einer Liste – Fehlmenge, anderer Preis, Position doppelt. Der Bestand stimmt damit nicht mehr nur am Inventurtag. Workflow-Automatisierung heißt für einen Betrieb wie Ihren, dass Einkauf und Lager dieselbe Zahl sehen und der Streit darüber aufhört, wer sich vertippt hat. Ihre Programme bleiben dabei, wie sie sind. Wer was macht, steht vorher fest: Sie sagen, welcher Lieferant welcher ist und was bei einer Abweichung gelten soll. Programme anbinden, Belege lesen lassen, Regeln einbauen und den Lauf überwachen ist unsere Arbeit. Anstoßen oder nachts kontrollieren muss bei Ihnen niemand etwas.

Prozessautomatisierung von der Bestellung bis zur Buchung

Zuerst wird aufgeräumt: Lieferantennamen und Artikelbezeichnungen werden zusammengeführt, damit zwei Zeilen dieselbe Sache meinen, wenn sie dieselbe Sache meinen. Ohne diesen Schritt bucht jede Automatik nur schneller falsch. Danach kommt der Weg der Belege. Papier und PDF werden gelesen und in Positionen zerlegt, jede Zeile mit dem Beleg verknüpft, aus dem sie stammt. Zweifelt jemand eine Position an, sieht er den Beleg dazu, ohne im Ordner zu suchen. Regeln prüfen Summen, Preise und Mengen, bevor etwas ins Programm geschrieben wird.

Was das Aufräumen bei einem Betrieb ergeben hat

Aus abgeschlossenen Projekten, ohne Kundennamen: In einem Haus wurden 138 Schreibweisen zu 75 Lieferanten zusammengeführt, wodurch 1 922 Positionen überhaupt erst auswertbar wurden. In einem anderen stehen 93 Lagerpositionen ohne Eingabe von Hand jederzeit aktuell zur Verfügung. Die Regeln aus dem Aufräumen bleiben im System und greifen bei jeder neuen Lieferung. Das ist der Unterschied zu einer Bereinigung in einer Tabelle: Diese hält bis zum nächsten Wareneingang, eine hinterlegte Regel hält auch dann, wenn jemand den Namen wieder anders schreibt.

Vorher vereinbart, hinterher abgenommen

Vor dem Start wird schriftlich festgehalten, welche Belege gelesen werden, welche Prüfungen greifen, was mit unklaren Fällen geschieht und wie oft der Lauf startet. Geliefert wird in Etappen, jede Etappe sehen Sie sich für sich an. Zugänge und alles Gebaute stehen Ihnen vom ersten Tag an offen; mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über. Üblich ist der Werkvertrag mit festem Preis und Abnahme gegen diese Kriterien, für die spätere Betreuung eine Vereinbarung mit Einzelaufträgen. Zuerst läuft die Automatik eine vereinbarte Zeit neben der bisherigen Handarbeit; erst wenn beide dasselbe Ergebnis zeigen, wird umgestellt.

Hamburg, Hamburg

  • Größter Seehafen Deutschlands: Logistik, Spedition, Reedereien und Terminalbetreiber prägen die Wirtschaft – mit vielen Prozessen zwischen Zoll, Fracht und Buchhaltung.
  • Luftfahrt-Cluster mit Airbus in Finkenwerder und Lufthansa Technik am Flughafen Fuhlsbüttel, dazu ein Netz von Zulieferern.
  • Medien- und Verlagsstandort: Spiegel, Zeit, Bauer Media und große Agenturen sitzen in der Stadt.
  • E-Commerce und Versandhandel: die Otto Group hat ihren Sitz in Hamburg-Bramfeld.
  • Universität Hamburg, Technische Universität Hamburg in Harburg und HAW Hamburg als Quellen für Ingenieure und Informatiker.
  • Windenergie und erneuerbare Energien: Zentralen und Vertriebsgesellschaften von Turbinenherstellern und Projektentwicklern.
  • HafenCity als neu entwickeltes Büro- und Wohnquartier, in dem viele Beratungs- und Technologiefirmen sitzen.
  • Hafenwirtschaft und Handel arbeiten mit vielen Altsystemen – Schnittstellen und Datenübernahmen sind hier Alltag, nicht Ausnahme.

Begriffe zum Thema

Was Auftraggeber uns regelmäßig fragen

Prozessautomatisierung Hamburg: Schauen Sie sich den Betrieb vor Ort an?

Ja, ein Termin vor Ort lässt sich einrichten, und im Wareneingang lohnt er sich besonders. Wir brauchen echte Lieferscheine Ihrer häufigsten Lieferanten und die Prüfschritte, die Ihre Leute im Kopf haben – beides steht selten irgendwo geschrieben.

Unsere Lieferanten schicken Rechnungen auf Papier. Und dann?

Dann wird das Papier eingescannt und gelesen, Position für Position, jede Zeile mit dem Bild verknüpft. Eine Rechnung, bei der Summe, Preis oder Menge nicht stimmen, wird nicht gebucht, sondern vorgelegt. Für Papier gilt derselbe Weg wie für PDF.

Was kostet uns das, wenn sich hinterher etwas ändert?

Kleine Anpassungen – ein neues Feld, ein neuer Lieferant mit eigenem Belegaufbau – laufen als Einzelauftrag. Was dazugehört und was es kostet, steht vorher im Angebot, nicht in einer Rechnung hinterher. Größere Änderungen werden wie ein eigenes kleines Vorhaben beschrieben und abgenommen.

Vorhaben in Hamburg durchsprechen

Projekte laufen über unsere eigenen Arbeitsplätze und Werkzeuge, verständigt wird sich auf Deutsch. Ein Büro in Hamburg gibt es nicht – Vor-Ort-Termine dort richten wir ein, wenn Sie es wünschen.

Erstgespräch buchen