Festpreis oder Tagessatz — was wann trägt

Ein Festpreis ist der vereinbarte Preis für ein beschriebenes Ergebnis, der Tagessatz die Vergütung für geleistete Arbeitszeit. Welches Modell passt, entscheidet nicht der Geschmack, sondern eine einzige Frage: Lässt sich der Zielzustand vor dem Start als Zahl aufschreiben? Danach richtet sich alles Weitere.

Festpreis und Aufwand: zwei Modelle

Das eine Modell bindet den Preis an ein Ergebnis, das andere an Zeit. Damit verschiebt sich auch, worüber im Projekt gesprochen wird. Beim Preis für ein Ergebnis dreht sich jedes Gespräch um den Umfang: Was gehört dazu, was nicht, woran wird die Fertigstellung gemessen. Bei Abrechnung nach Aufwand dreht sich alles um Prioritäten: Woran wird als Nächstes gearbeitet und wie viel Zeit soll es wert sein.

Beides ist kaufmännisch sauber, beides kann schiefgehen. Ein Preis für einen unscharf beschriebenen Gegenstand führt zu Nachträgen; Zeitabrechnung ohne vereinbarten Zielzustand führt zu Vorhaben, die nie fertig werden. Die Vertragsform dahinter — Werk oder Dienst — ist eine eigene Frage und im Artikel Werkvertrag beschrieben.

Wann ein Festpreis trägt

Vier Voraussetzungen müssen zusammenkommen:

• Der Ablauf ist beschrieben: Auslöser, beteiligte Systeme, Ergebnis und Ausnahmen stehen fest.
• Die Datenlage ist bekannt: Jemand hat sich angesehen, in welchem Zustand Stammdaten, Belege und Schnittstellen wirklich sind.
• Der Messpunkt steht: Es gibt eine Zahl, an der die Abnahme hängt — abgeglichene Tageszahlen, Anteil der Vorgänge ohne Eingriff, Trefferquote bei der Zuordnung.
• Die Mitwirkung ist geklärt: Zugänge, Testdaten und Ansprechpartner sind zugesagt, sonst verschiebt sich die Prüfung ins Ungewisse.

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, kalkuliert jeder seriöse Anbieter die Unsicherheit in den Preis ein — der Betrieb bezahlt sie also trotzdem, nur ohne es zu sehen. Wer die Aufnahme vorschaltet, kauft sich diese Unsicherheit heraus.

Wann Abrechnung nach Aufwand ehrlicher ist

Nach Aufwand wird dort abgerechnet, wo der Umfang erst entsteht. Das betrifft drei Lagen. Erstens die Aufnahme des Ist-Zustands: Erst dabei zeigt sich, ob aus Belegfotos 3 579 Positionen sauber zu lesen sind oder ob zuvor der Lieferantenstamm bereinigt werden muss. Zweitens die Erprobung: Wenn zwei Wege denkbar sind, ist der Vergleich Arbeit, deren Ergebnis niemand vorher versprechen kann. Drittens der laufende Betrieb — Formate ändern sich, Kassen bekommen Updates, neue Lieferanten kommen dazu.

Was ein Aufwandsmodell im Rahmen hält

Damit dieses Modell nicht ausufert, braucht es zwei Dinge: einen vereinbarten Rahmen, bei dessen Erreichen neu entschieden wird, und eine Berichtsform, die Ergebnisse zeigt statt Stunden aufzuzählen. Welche Vertragsform dazu passt, klärt der Artikel Dienstvertrag.

Der Schnitt: Aufnahme getrennt vom Bau

Die meisten Streitfälle lassen sich vermeiden, indem man das Vorhaben teilt. Die Aufnahme läuft nach Aufwand und endet mit einem Dokument: So läuft der Ablauf heute, so sehen die Daten aus, das ist der erste sinnvolle Schnitt, daran wird die Abnahme gemessen. Auf dieser Grundlage lässt sich der Bau zum festen Preis anbieten, weil beide Seiten dasselbe Bild haben.

Der zweite Schnitt liegt hinter der Abnahme: Betrieb und Weiterentwicklung sind kein Werk, sondern Betreuung. Wer beides in ein einziges Paket presst, bekommt entweder einen Preis mit großem Puffer oder eine Rechnung, die niemand erklären kann.

Wer welches Risiko trägt

• Schätzrisiko: Beim Preis für ein Ergebnis liegt es beim Anbieter, bei Zeitabrechnung beim Betrieb.
• Änderungsrisiko: Wünsche, die nach der Beschreibung dazukommen, sind im ersten Modell ein Nachtrag, im zweiten einfach die nächste Aufgabe.
• Qualitätsrisiko: Ohne Messpunkt trägt es in beiden Modellen der Betrieb, weil niemand belegen kann, was fertig heißt.
• Datenrisiko: Es liegt immer beim Betrieb — was in den Stammdaten fehlt, kann kein Modell ausgleichen.

Deshalb ist der Messpunkt wichtiger als die Wahl des Modells. Ein Vorhaben mit klarem Zielzustand funktioniert in beiden Varianten; eines ohne Zielzustand in keiner.

Wie wir den Schnitt in Projekten setzen

Wir nehmen zuerst den Ablauf auf und schreiben ihn mit Auslöser, Systemen, Ausnahmen und Messpunkt auf. Was danach gebaut wird, steht mit Abnahmekriterien im Angebot, wird in prüfbaren Teilen geliefert und über einen Schattenlauf auf echten Daten abgenommen; der Zeitrahmen steht ebenfalls im Angebot. Für den Betrieb danach vereinbaren wir Betreuung mit festem Ansprechpartner. Was in einem solchen Vorhaben enthalten ist, zeigt die Leistung Prozessautomatisierung für Produktion und Handel.