KI-Automatisierung für Handel und Produktion in Hamburg: ein Lieferant, ein Eintrag

Wie in Hamburg aus einem Lieferanten drei werden

KI-Automatisierung fängt in Hamburg meist bei den Lieferanten an: Über den Hafen kommt Ware von vielen Anbietern, dazu Rechnungen von Spediteuren, Terminals und Dienstleistern – und derselbe Name steht am Ende in drei Schreibweisen im System. Jede Auswertung rechnet dann mit falschen Gruppen. Dazu kommen die Programme. In Handel und Hafenwirtschaft laufen viele Betriebe auf Software, die älter ist als die Abteilung, die sie bedient; Zahlen wandern per Export, per Mail und per Hand von einem Programm ins nächste. Im Versandhandel liegt zusätzlich Tempo auf der Sache: Wer täglich verschickt, merkt einen falschen Einkaufspreis nicht am Monatsende, sondern gar nicht. Am Jahresende steht dann eine Zahl, die niemand erklären kann.

Ein Name, ein Eintrag, eine belastbare Zahl

Der erste Schritt ist Ordnung in den Stammdaten. Aus den verschiedenen Schreibweisen eines Lieferanten wird ein Eintrag, Artikel werden zusammengeführt, und erst danach lässt sich überhaupt vergleichen. In einem Vorhaben wurden aus 138 Schreibweisen 75 Lieferanten – 1 922 Positionen waren danach zum ersten Mal auswertbar. Auf dieser Grundlage arbeitet der Rest. Belege werden gelesen statt abgetippt, Zahlungen den offenen Rechnungen zugeordnet, Preise überwacht: 1 561 Positionen wurden in einem Betrieb neu bewertet, damit ein Preisalarm nur dann anschlägt, wenn wirklich Vergleichbares teurer geworden ist. Ohne diesen Schritt meldet so ein Alarm vor allem Fehlalarme, und irgendwann schaut niemand mehr hin.

Was die KI-Automatisierung täglich erledigt

Belege lesen und in Ihre Programme schreiben – Rechnungen, Lieferscheine, Bons, gleich ob Papier, PDF oder Foto vom Fahrer. Lieferanten und Artikel zusammenführen. Kassen und Bank mit den offenen Rechnungen abgleichen. Und jeden Morgen die Zahlen des Vortags zusammenstellen: Umsatz, Wareneinsatz, offene Posten, Bestände. Was unsicher gelesen wird, kommt auf eine Prüfliste statt in die Buchhaltung. Freigaben und Zahlungen bleiben bei Ihnen, und der Steuerberater bekommt am Monatsende vollständige Unterlagen, statt Belege anzumahnen. Ihre Programme bleiben, wo sie sind – ausgetauscht wird nichts, auch nicht die Kasse.

Wie die KI-Automatisierung neben der Handarbeit anläuft

Wir sehen uns zuerst echte Belege an, einen Stapel aus einer normalen Woche. Daraus wird das Angebot: welche Belegarten, welche Felder, welche Programme, was als Fehler gilt und ab wann ein Mensch übernimmt. Ist der Aufwand größer als der Nutzen, sagen wir das vorher. Danach folgt der Parallellauf: Was Ihre Leute buchen, liest das System noch einmal mit, und beide Ergebnisse stehen nebeneinander. Jede Abweichung wird erklärt, bevor umgestellt wird – meist liegt sie an einem Lieferanten, der sein Belegformat geändert hat. Zum Schluss gibt es eine Einweisung für die Mitarbeiter und eine kurze Anleitung in verständlicher Sprache.

Abgenommen wird an Ihren Zahlen

Was abgenommen wird, steht vor dem Start im Angebot und nicht danach im Protokoll: welche Belegarten, welche Felder, was als Fehler zählt, ab wann ein Mensch übernimmt. Geprüft wird an Ihren eigenen Unterlagen – die Buchungen aus dem Parallellauf müssen zu den Belegen passen, die daneben liegen. Die Form ist ein Werkvertrag mit festem Preis in Etappen, mit Gewährleistung auf Mängel nach der Abnahme; der Zeitrahmen steht im selben Angebot. Kommen später neue Belegarten, Lieferanten oder Programme dazu, folgt ein Dienstvertrag nach Tagessatz. Die Belege bleiben in Ihren Programmen; verarbeitet wird auf Servern in Deutschland und der EU. Für den Auftakt und die Abnahme kommen wir in Ihren Betrieb nach Hamburg.

Hamburg, Hamburg

Größter Seehafen Deutschlands: Logistik, Spedition, Reedereien und Terminalbetreiber prägen die Wirtschaft – mit vielen Prozessen zwischen Zoll, Fracht und Buchhaltung.
Luftfahrt-Cluster mit Airbus in Finkenwerder und Lufthansa Technik am Flughafen Fuhlsbüttel, dazu ein Netz von Zulieferern.
Medien- und Verlagsstandort: Spiegel, Zeit, Bauer Media und große Agenturen sitzen in der Stadt.
E-Commerce und Versandhandel: die Otto Group hat ihren Sitz in Hamburg-Bramfeld.
Universität Hamburg, Technische Universität Hamburg in Harburg und HAW Hamburg als Quellen für Ingenieure und Informatiker.
Windenergie und erneuerbare Energien: Zentralen und Vertriebsgesellschaften von Turbinenherstellern und Projektentwicklern.
HafenCity als neu entwickeltes Büro- und Wohnquartier, in dem viele Beratungs- und Technologiefirmen sitzen.
Hafenwirtschaft und Handel arbeiten mit vielen Altsystemen – Schnittstellen und Datenübernahmen sind hier Alltag, nicht Ausnahme.

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Was Auftraggeber uns regelmäßig fragen

Arbeiten Sie auch mit Betrieben in Hamburg, die noch alte Programme im Einsatz haben?

Ja, das ist hier eher die Regel. Wir holen die Daten so heraus, wie das Programm sie hergibt – über Export, Postfach oder die Maske, die auch Ihre Leute bedienen. Für den Auftakt kommen wir vor Ort in den Betrieb; ein eigenes Büro unterhalten wir dort nicht.

Was kostet KI-Automatisierung?

Das lässt sich erst nach einem Blick auf echte Belege sagen: Es hängt an der Zahl der Belegarten, am Zustand der Stammdaten und an den Programmen, die mitspielen müssen. Im Angebot steht dann ein fester Preis je Etappe, daneben die Abnahmekriterien. Alles davor wäre geraten.

Müssen wir unsere Kasse oder Warenwirtschaft wechseln?

Nein. Die Programme bleiben, wo sie sind; dazwischen entsteht der Weg, den heute jemand von Hand geht. Wird später doch gewechselt, wird dieser Weg neu gelegt – die Arbeit fängt nicht wieder von vorne an.

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Projekte laufen über unsere eigenen Arbeitsplätze und Werkzeuge, verständigt wird sich auf Deutsch. Ein Büro in Hamburg gibt es nicht – Vor-Ort-Termine dort richten wir ein, wenn Sie es wünschen.

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