Offene Lieferantenrechnungen: 1 725 Positionen auf 802 zurückgeführt

Bei der Tortownia Group galt eine Rechnung als offen, sobald kein Zahlungsvermerk gesetzt war: 1 725 Positionen standen im System, während die Buchhaltung 150–200 wirklich offene Rechnungen erwartete. Der Abgleich gegen die importierten Kontoauszüge führte die Liste auf 802 Positionen zurück – 1 268 Zahlungen zugeordnet, ohne dass eine Position stillschweigend verschwindet.

Ausgangslage

Eine Rechnung galt als offen, sobald in der Buchhaltungssoftware kein Zahlungsvermerk gesetzt war: 1 725 offene Positionen, davon 1 671 überfällig – während die Buchhaltung von 150–200 wirklich offenen Rechnungen ausging. Als Arbeitsgrundlage war die Liste unbrauchbar, und niemand konnte sagen, wie hoch die Verbindlichkeiten tatsächlich sind.

Lösung

Eine Ansicht über alle drei Gesellschaften der Tortownia Group trennt «überfällig» und «diese Woche fällig», markiert Doppelerfassungen sichtbar statt sie zu verstecken und gibt nach Excel aus. Der Abgleich gegen die importierten Kontoauszüge läuft über die im Verwendungszweck zitierte Rechnungsnummer sowie über Betrag, Währung, Datum und Gegenpartei; ein Treffer schließt nie automatisch, sondern wird von Hand entschieden.